Einde vaste reiskostenvergoeding in zicht

30 maart 2021

Er is veel te doen rondom de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Door corona zijn we anders gaan werken. Minder op kantoor en meer vanuit huis. Maar wat betekent dit voor de maandelijkse reiskostenvergoeding?

Verleden
Sinds het uitbreken van de coronapandemie kunnen we spreken van vóór de crisis en na de crisis. Twee verschillende tijdperken. Vóór de crisis gingen werknemers op vaste momenten naar kantoor en ontvingen ze hiervoor ook een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Heden (update 30-03-2021)
Nu, tijdens de crisis, gaan werknemers niet of nauwelijks naar kantoor, maar wordt de vaste reiskostenvergoeding doorbetaald: het kabinet besloot namelijk dat deze niet aangepast hoeft te worden tot 1 juli 2021 (mits het om vaste vergoedingen gaat die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend).

Wat als de vaste-reiskostenregeling wordt opgeheven?

Dan is het nodig dat u als werkgever de zakelijke reisbewegingen van al uw medewerkers opnieuw in kaart brengt en op basis daarvan de reiskostenvergoeding berekent. Alleen daadwerkelijke reisbewegingen mogen namelijk belastingvrij worden vergoed. Vergoed u te veel reiskosten? Dan kan de fiscus een naheffing opleggen.

Ook vóór de crisis kwamen medewerkers niet alle werkdagen naar kantoor. Ruim 1,6 miljoen Nederlanders werken minder dan 20 uur per week. Van hen gaat het merendeel slechts 3 dagen per week naar kantoor. Toch sluiten werkgevers soms dure abonnementen voor hen af. En dan zijn er ook nog de -vaak vergeten maar dure- ‘thuisblijfdagen’:

  • vakanties (25 – 30 dagen bij fulltime werkverband)
  • ziektedagen (gemiddeld zes per jaar)
  • feestdagen op een werkdag (zes in 2021)

De twee meest gebruikte manieren voor het bepalen van reiskostenvergoeding:

  1. 36-weken of 128-dagen-eis
    Wanneer een medewerker 36 weken of 128 dagen naar een vaste werkplek reist, mag u een vaste reiskostenvergoeding betalen. Als gevolg van de huidige crisis is het de verwachting dat er een permanente gedragsverandering met betrekking tot thuiswerken ontstaat. Hierdoor reizen veel medewerkers niet langer 36 weken of 128 dagen naar een vaste werkplek.
  2. Op basis van gemaakte kilometers
    U kunt ervoor kiezen alleen de daadwerkelijk gemaakte kilometers te vergoeden. Vaak houdt de medewerker bij wanneer en waarheen hij reist en dient hij een handmatige declaratie in. Dit proces is gevoelig voor fouten. Bovendien kost het werknemers én werkgevers veel tijd. Dat kan anders!

Waarom zou u reiskosten vergoeden wanneer er niet wordt gereisd? Met ‘pay per use’ geeft u als werkgever uw medewerkers de vrijheid om zelf te bepalen wanneer zij reizen. En u betaalt alleen voor écht gebruik. Dus: reist uw medewerker niet dan heeft u geen reiskosten.

Voor veel werkgevers is het lastig om het werkelijke reisgedrag (vooraf) in kaart te brengen. Het bevragen van alle medewerkers en vastleggen van hun vaste reispatroon kost veel tijd en is foutgevoelig. Vooral omdat vaak niet duidelijk is of dit het blijvende patroon gaat zijn. De werkdagen op kantoor en op locatie zijn variabel geworden. Deze administratieve opties voor de reiskostenvergoeding kunnen voor onaangename verrassingen zorgen.

Bij XXImo krijgt u tools waarmee u eenvoudig grip op de kosten houdt en voortdurend inzicht hebt in het mobiliteitsgebruik van uw medewerkers. Neem contact met ons op om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.

Terug naar overzicht