Atos: Mobiliteitsbudgetten en declaraties in één tool geregeld

“Mobiliteit is voor medewerkers een belangrijke arbeidsvoorwaarde, dus dat moet gewoon goed geregeld zijn.” Aan het woord is Pierre van der Loo, verantwoordelijk voor Compensation & Benefits bij IT-bedrijf Atos. Vanuit zijn functie houdt Pierre zich bezig met de arbeidsvoorwaarden van alle 2800 medewerkers in Nederland en dus ook met hun mobiliteit. “Voor de administratie en verwerking van alle declaraties en mobiliteitsbudgetten maken we gebruik van één gemakkelijke declaratietool. We zijn inmiddels alweer heel wat jaren klant van XXImo.” 

‘De administratie moet gemakkelijk, flexibel en fiscaal juist zijn’ 

Pierre: “Ons hoofdkantoor zit in Amstelveen en we hebben nog twee andere vestigingen, één in Eindhoven en één in Groningen. Hiernaast werken onze medewerkers veel op locatie bij de klant. Je kunt je voorstellen dat zij heel wat kilometers afleggen. Er zijn medewerkers met een leaseauto, met een mobiliteitsbudget en medewerkers die kilometers declareren. De administratie hiervan moet gemakkelijk, flexibel en fiscaal juist zijn. Bij onze keuze voor een leverancier hebben we daarom ook goed gekeken naar kennis en ervaring, zo wisten we dat het systeem goed doordacht en ontwikkeld was. Zo is de samenwerking met XXImo ontstaan.”  

Fiscale wijziging per 2022 

“Het mobiliteitsbudget werkt als volgt: medewerkers met een mobiliteitsbudget declareren de werkelijk gemaakte kilometers tegen een vast tarief, die worden netto uitbetaald. Het resterende mobiliteitsbudget wordt later bruto uitgekeerd.  

Per januari 2022 ontvangen de medewerkers, die vroeger een onbelaste vaste kilometervergoeding kregen, nu ook een mobiliteitsbudget waarbij ze de werkelijk gereden kilometers moeten declareren om voor een netto vergoeding in aanmerking te kunnen komen. De onbelaste vaste vergoeding is fiscaal niet meer toegestaan, dus is deze budgetvorm een goed alternatief. Ik heb samen met de accountmanager van XXImo gekeken hoe we dit het best konden vormgeven. Hij denkt goed mee, helpt bij het beantwoorden van alle vragen en het opstellen van de communicatie. Dat werkt prettig,” aldus Pierre. 

Een nieuw mobiliteitsbeleid  

Pierre: “Onze medewerkers werken momenteel deels thuis en deels op kantoor of bij de klant. De manier waarop we werken en reizen verandert. De laatste jaren hebben we, net als elke andere organisatie, gemerkt dat we voor ons werk best minder kunnen reizen. We mogen nu allemaal zo’n 2 dagen op kantoor of bij de klant en 3 dagen thuiswerken. Een belangrijke reden om opnieuw naar ons mobiliteitsbeleid te kijken.” 

Brainstormgroep Mobiliteit 

 “We zijn gestart met een Brainstormgroep Mobiliteit. In deze groep zitten medewerkers van HR, Inkoop en leden van de OR. Samen bespreken we ontwikkelingen in de markt en de wensen en mogelijkheden om hierop in te spelen. Door alle interne stakeholders tijdig aan tafel te hebben komen we tot een breed gedragen mobiliteitsbeleid.” 

Flexibele mobiliteit  

 “Flexibele mobiliteit is de toekomst. Niet elke medewerker wil tegenwoordig nog een leaseauto. Mensen wonen bijvoorbeeld in de stad of willen niet meer vijf jaar vastzitten aan een leasecontract. Mobiliteit moet kunnen meebewegen met de behoefte van de medewerker. Naast flexibiliteit is het verminderen van de CO2-uitstoot voor Atos een belangrijk onderwerp.”  

Mobiliteitsbudget voor iedereen 

De meest flexibele vorm van mobiliteit is een persoonlijk mobiliteitsbudget waaruit iedereen elke gewenste vervoerskeuze kan maken terwijl je als organisatie toch grip kunt houden op de kosten. Dát is de oplossing waar Atos mogelijk in de toekomst voor kiest.