Luxe cosmeticabedrijf kiest één partij voor alle mobiliteit

Rapporteren is eenvoudiger en gemak het belangrijkste uitgangspunt

“Voorheen hadden wij voor alle vormen van mobiliteit verschillende leveranciers en declaratiestromen. Het was mijn hoofddoel om medewerkers te verlossen van de soms wel vier passen die zij op zak hadden én van het voorschieten van kosten. Dat is gelukt.” Aan het woord is Nicole de Lange, officemanager van een luxe internationaal cosmeticahuis. “De oplossing kwam zo’n vijf jaar geleden via onze leasemaatschappij. Zij brachten ons op de hoogte van het bestaan van een totale mobiliteitsoplossing. Dit kende ik toen nog niet.

Het bedrijf, met vestigingen in meerdere Europese steden, heeft in Nederland 90 medewerkers in dienst. Ongeveer de helft hiervan werkt op kantoor in Capelle aan den IJssel, de andere helft bestaat uit regionale vertegenwoordigers en mensen die op locatie werken, in vestigingen van de Bijenkorf. Die laatste twee groepen maken gebruik van de XXImo mobiliteitskaart. Afhankelijk van de functie en het reisgedrag staan verschillende mobiliteitsdiensten aan op de kaart.

Leaseauto en mobiliteitskaart

Nicole: “De mensen in de buitendienst zijn veel op de weg. Zij bezoeken retailers door het hele land voor onze cosmeticamerken. Voor hun zakelijke ritten maken zij gebruik van een leaseauto en de mobiliteitskaart waarmee zij kunnen tanken, parkeren, de auto wassen en reizen met het openbaar vervoer. Er is veel mogelijk. Waar ze gebruik van maken is afhankelijk van hun bestemming, de keuze is aan hen.

Openbaar vervoer

Onze medewerkers met standplaats Bijenkorf reizen met het openbaar vervoer, met de trein, bus, tram en metro. Deze vestigingen zitten in de grote steden, dan is het OV de beste reisoptie. Ook het huren van een OV-fiets is mogelijk. Alhoewel die laatste nog niet zoveel gebruikt wordt,” zegt Nicole. “Die kunnen we binnenkort nog wel eens onder de aandacht brengen.”

Internationaal reizen

Het cosmeticabedrijf is onderdeel van een grote internationale organisatie met (hoofd)kantoren in Brussel en Parijs. Reizen naar deze vestigingen gaan met de Thalys en bij aankomst op het station kunnen medewerkers een taxi nemen om het laatste stuk van de reis af te leggen. “Het brede palet aan mobiliteitsmogelijkheden, zowel nationaal als internationaal, is voor ons prettig,” aldus de officemanager.

Managementrapportages

Nicole: “Toen wij nog met verschillende leveranciers werkten was het opstellen van managementrapportages een flinke puzzel. Door alle aparte facturen moest ik de benodigde cijfers ook echt overal vandaan halen. Daar kwam bij dat niet elke leverancier altijd dezelfde informatie verstrekte en dezelfde bronnen hanteerde. Dat voelde soms als appels met peren vergelijken. Best onhandig en nu gelukkig verleden tijd. De maandelijkse rapportages voor de boekhouding zijn nu stukken eenvoudiger te maken en geven snel meer inzicht.”

Duurzaam ondernemen
“Mobiliteit staat internationaal op de agenda. Nog niet zolang geleden nam ik deel aan een Europese meeting over mobiliteit. Ik merk dat we in Nederland best uniek zijn als het gaat om mobiliteitskaarten waarmee je écht alles kan. In andere landen gaat het voornamelijk nog om brandstof en parkeren. We hebben in Nederland natuurlijk ook een goed OV-netwerk, dat scheelt.

Gemak is voor mij het belangrijkste uitgangspunt als het gaat om zakelijke mobiliteit, maar sustainability, duurzaam ondernemen, vind ik zeker ook belangrijk. Dat zie je terug in onze organisatie en hoe we ondernemen. Voorbeeld: veel parfum- en cosmeticaproducten zijn hervulbaar en we hebben een ISO-certificering. Voor onze mobiliteit vind ik het ook belangrijk om te letten op de CO2-uitstoot van onze auto’s.”

Een goede klik

“In de overgang naar XXImo zijn we wel tegen wat zaken aangelopen. Niet alles werkt helemaal hetzelfde, dat is dus even schakelen. Ik ben een kritische klant en vind het heel belangrijk om goed begrepen te worden. De medewerkers van XXImo zijn welwillend in meedenken en oplossen. Zij geven goed aan wat wél kan en wat niet kan. Dat is duidelijk. Die open communicatie houd ik van.”

“Ik vind een goede klik met de mensen waarmee ik samenwerk heel belangrijk. Die klik is er zeker met onze accountmanager van XXImo. We begrijpen elkaar goed en dat maakt ook dat we goed afspraken kunnen maken. Ik geloof niet in ‘de klant is koning’, juist samen zorg je ervoor dat alles goed loopt. Die samenwerking gaat heel goed.”

Toekomst
“We hebben nu al best veel geregeld op het gebied van zakelijke mobiliteit. We blijven uiteraard kijken naar organisatorische ontwikkelingen en alle wensen en passen zo nodig onze mobiliteit daarop aan.”