Paragon: meer mobiliteitsgemak én sturen op kosten

Flexibel systeem maakt maatwerk mogelijk

Paragon Customer Communications (Paragon) is een internationale toonaangevende speler op het gebied van end-to-end klantcommunicatie voor organisaties.  In Nederland en België werken de 400 medewerkers vanuit 6 locaties voor veel verschillende klanten aan digitale transformatie, efficiëntere werkprocessen en een betere klantbeleving. Een deel van de medewerkers is voor het werk veel op pad. Hiervoor maken zij gebruik van de mobiliteitskaart van XXImo.

“Op advies van onze leasemaatschappij zijn we vier jaar geleden gestart met de XXImo-mobiliteitskaart voor alle leaserijders. Een goede zet, want we hebben geen aparte declaratiestromen meer, bieden medewerkers reisgemak en houden tegelijkertijd goed grip op de kosten”, vertelt Liesbeth van den Hoek, HR advisor.  

Verschillende reisbehoeften

“Onze medewerkers hebben verschillend reisgedrag en dus ook verschillende behoeften als het gaat om hun mobiliteit. Met dit in het achterhoofd zijn we om tafel gaan zitten en hebben we vier medewerkersprofielen samengesteld met bijbehorende mobiliteitsopties.

Als organisatie maken we gebruik van tanken, e-laden, parkeren, internationaal tanken, openbaar vervoer, internationaal reizen en horeca, maar niet alle opties staan op elke mobiliteitskaart aan. Het profiel bepaalt waar je gebruik van kunt maken, mobiliteit op maat dus. In de XXImo-portal zijn de medewerkersprofielen en mobiliteitsopties allemaal in te stellen”, aldus Liesbeth.

Sturen op tankkosten
Nieuwe medewerkers die voor de uitvoering van hun werkzaamheden een leaseauto nodig hebben, krijgen van ons ook direct een mobiliteitskaart. Dat is gemakkelijk en dat wordt gewaardeerd. Tegelijkertijd houden we de kosten in de hand door voor alle leaserijders de duurste tankklasse uit te sluiten. Zo kunnen we besparen op tankkosten”, vertelt Liesbeth.

Flexibel aan- en uitzetten

“Ik vind het flexibele karakter van de portal heel belangrijk. Als werkgever bepaal je in welke klasse mag worden getankt. Ook kan je per medewerker alle diensten op de kaart aanzetten, uitzetten en budgetten toekennen. Als iemand op locatie in Amsterdam moet werken en tijdelijk meer parkeerbudget nodig heeft, kan ik dat direct verhogen. Werkt deze persoon daarna op een andere locatie, dan kan ik de hoogte direct weer aanpassen”, legt Liesbeth uit. “Dat werkt allemaal heel eenvoudig en intuïtief. Alles is flexibel instelbaar.”

Samenwerken

Liesbeth: “Bij de implementatie van een nieuwe dienst in de organisatie zijn goede communicatie en samenwerking belangrijk. Afstemming met mijn contactpersonen bij XXImo gaat gelukkig altijd prettig en vlot. De door mij opgestelde teksten voor de interne communicatie heb ik bijvoorbeeld ook even laten checken op juistheid en volledigheid. Zo’n introductie moet direct helemaal kloppen.  

Nadat de systemen zijn ingeregeld en de interne communicatie is gedaan, krijgen alle medewerkers per e-mail een uitnodiging van XXImo om een mobiliteitskaart aan te vragen. De voortgang is in de portal te volgen, daar zie je wie al een kaart heeft aangevraagd en wie nog actie moet ondernemen.”

Inzicht in transacties en kosten

“In diezelfde portal staan ook de maandelijkse factuur en rapportage klaar. Deze geven inzicht in alle transacties en kosten. Elke gebruiker van de portal heeft eigen inlogcodes, zo kan de afdeling Finance bijvoorbeeld direct zelf bij de factuur. Wel zo handig. Alles is uit de rapportages te halen en mocht ik specifieke vragen hebben dan kan ik maatwerkrapportages opvragen,” aldus Liesbeth.

Aandacht voor álle klanten

Liesbeth: “XXImo heeft recent een aantal grote namen aan de klantenportefeuille mogen toevoegen. Wat ik bijzonder vind, is dat XXImo ondanks alle drukte die dit met zich meebrengt, ook goed aandacht blijft houden voor de andere, trouwe klanten. Er wordt geen onderscheid gemaakt. Dat vind ik een groot compliment waard.”

Internationaal

Paragon Customer Communications is onderdeel van de Paragon Group met vestigingen in meer dan 20 landen, waarvan het grootste deel in Europa. Er zijn dus ook medewerkers die regelmatig internationaal moeten reizen. “Daarvoor hoeven we niks extra’s te regelen, want de XXImo kaart werkt ook in het buitenland.”

Geen omkijken meer naar

“Nu alle leaserijders een mobiliteitskaart hebben en iedereen weet hoe alles werkt hebben we er eigenlijk helemaal geen omkijken meer naar. Onze medewerkers zijn positief en als organisatie hebben we administratief gemak en kunnen we sturen op de kosten.”