Thuiswerkvergoeding

Sinds Covid-19 werken we steeds meer vanuit huis. Dit zorgt voor een nieuwe trend: de thuiswerkvergoeding. Maar wat betekent deze trend en hoe kan de deze ingepast worden in het beleid van werkgevers?

Thuiswerkbeleid
Nu we steeds vaker thuiswerken gaan werkgevers steeds vaker nadenken over een thuiswerkbeleid. Denk aan: wanneer mogen medewerkers naar kantoor komen? Wat hebben zij thuis nodig om ergonomisch en efficiënt te werken? Welke werktijden houden we aan en hoe zorgen we ervoor dat medewerkers betrokken blijven?

Reiskostenvergoeding
Bijna iedere medewerker heeft als secundaire arbeidsvoorwaarde een reiskostenregeling. Dat kan bijvoorbeeld een leaseauto zijn, een OV-abonnement of een vaste reiskostenvergoeding. Nu we allemaal veel minder bewegen voor zakelijke doeleinden, maken werkgevers opeens onnodig veel kosten voor mobiliteit. Dit zorgt ervoor dat de gebruikelijke (vaste) reiskostenvergoeding op de helling staat. Veel werkgevers stappen over naar een model waarbij zij alleen nog betalen voor de ritten die daadwerkelijk gemaakt zijn. Met behulp van een flexibele mobiliteitsoplossing kan dit eenvoudig geregeld worden.

Thuiswerkvergoeding 
Het gevolg van een nieuwe reiskostenvergoeding is echter dat veel medewerkers dit zien als een inperking van hun arbeidsvoorwaarden, terwijl zij aan de andere kant meer kosten maken omdat zij vaker vanuit huis werken. Het Nibud heeft berekend dat een dag thuiswerken ongeveer twee euro kost (voor energie- en gasverbruik, lunchkosten, koffie / thee, toiletpapier en waterverbruik). Bij een fulltime dienstverband van 40 uur per week komt dit al snel neer op 440 euro per jaar. Momenteel zoeken werkgevers naar mogelijkheden om deze kosten te vergoeden.

Werkkostenregeling
Momenteel overweegt het kabinet om een speciale regeling voor thuiswerken in te voeren. Tot die tijd mag u een medewerker alleen belastingvrij een thuiswerkvergoeding geven als er nog ruimte is binnen de WKR (werkkostenregeling). De overheid heeft de wettelijke 1,7 procent onbelastbare vergoedingen voor medewerkers in 2020 verhoogd tot 3 procent (tot een fiscaal loon van 400.000 euro). Het loont dus de moeite om te berekenen of de thuiswerkvergoeding nog past binnen deze vrije ruimte. Indien dit niet het geval is, dan rekent de Belastingdienst een loonbelasting van 80 procent over de thuiswerkvergoeding.

Vanaf 1 oktober 2021 gaat de Belastingdienst strenger controleren op een correcte uitvoering van reiskosten- en thuiswerkvergoedingen. Dit betekent dat u een dagelijks overzicht moet bijhouden van alle medewerkers die vanuit huis werken en diegene die naar kantoor zijn gereisd. Om dit administratief beheersbaar te maken integreren wij binnenkort de thuiswerkvergoeding in ons platform. Op deze manier kunnen medewerkers binnen de Milo app direct aangeven of ze vanuit huis hebben gewerkt.